Was ist digitale Transformation?
Ich finde es lustig, dass im Jahr 2023 plötzlich alle Welt wieder von „Digitalisierung“ spricht – als ob das etwas Neues wäre. Seien wir ehrlich: Excel ist ja auch digital. Also, was meinen wir wirklich, wenn wir von der „Digitalisierung“ sprechen? Mit einem Arbeitskollegen habe ich mich vor einiger Zeit darauf geeinigt, korrekter Weise von „Digitaler Transformation“ zu sprechen. Es geht nämlich nicht nur darum, analoge Prozesse in digitale umzuwandeln. Es geht darum, wie wir Technologie nutzen, um unser Geschäft effizienter, effektiver, vielleicht sogar qualitativ hochwertiger und letztlich erfolgreicher zu gestalten. Es geht um die Vernetzung von Datensilos, um die Automatisierung von lästigen Arbeitsschritten und um die Schaffung eines optimalen Mensch-Maschine-Zusammenspiels. Das ist zumindest meine ganz persönliche Meinung.
Schritte zur digitalen Strategie
1. Bestandsaufnahme
Bevor Sie sich in die digitale Transformation stürzen, ist es wichtig, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens zu analysieren. Hierfür sollte eine vollständige Liste aller Geschäftsprozesse erstellt werden, die in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ablaufen. Dies umfasst sowohl Kernprozesse wie Produktion, Vertrieb und Kundenservice als auch unterstützende Prozesse wie Personalwesen, Finanzen und IT. Das Ganze malen Sie am besten noch gleich als Prozessdiagramm auf. Das klingt trocken und das ist es auch. Lohnt sich aber, denn nur so können Sie am Ende auch das digital transformieren, was gebraucht wird. Außerdem sollten Sie nicht davon ausgehen, dass alle Beteiligten die bestehenden Prozesse in der Tiefe kennen und das Wissen um deren Komplexität verschafft Ihnen am Ende ein hohes Maß an Frustrationstoleranz bei Ihren Kollegen, wenn die Implementierung mal wieder länger dauert.
2. Bewertung
Der nächste Schritt: Jeder Prozess sollte hinsichtlich seines aktuellen Automatisierungsgrades bewertet werden. Hierbei kann eine Skala von 1 (vollständig manuell) bis 5 (vollständig automatisch) hilfreich sein. Nach dieser Analyse sollten Sie klare Ziele festlegen. Schauen Sie auch, wo es Engpässe, Verzögerungen oder Ineffizienzen gibt (zum Beispiel doppelte Datenpflege oder die Notwendigkeit, häufig in einem Arbeitsschritt Rücksprache halten zu müssen). Dies ist oft ein Anzeichen dafür, dass eine Digitalisierung oder Prozessoptimierung Sinn macht.
3. Kollegen einbeziehen
Ihre Kollegen sind oft die besten Kenner der internen Prozesse. Durch Interviews oder Fragebögen können wertvolle Einblicke gewonnen werden, welche Prozesse als ineffizient oder fehleranfällig empfunden werden. Sehen Sie die Befragung von möglichst vielen betroffenen Mitarbeitern als Iterationsschleife und verbessern Sie ausgehend auf den Resultaten ihre Diagramme und Aufzeichnungen.
4. Technologie-Check
Bestehende Technologien und Systeme sollten daraufhin überprüft werden, inwieweit sie den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Gibt es veraltete Systeme, die ersetzt werden müssen? Gibt es neue Technologien, die sinnvoll integriert werden könnten? Wo sind „Datensilos“ im Unternehmen, also verwertbare und nützliche Daten, die aber noch nirgends angebunden sind. Würden Schnittstellen, Vernetzungen via API (wenn möglich) oder gar Verlagerungen von Prozess-Teilen in eine Cloud Sinn machen?
5. Daten analysieren
Verfügbare Daten können analysiert werden, um den Erfolg oder Misserfolg bestehender digitaler Prozesse zu messen. Schauen Sie sich die Durchlaufzeiten an: Wie lange dauert ein bestimmter Prozess von Anfang bis Ende? ist anzunehmen, dass die Zeit durch die Digitalisierung kürzer wird? Wie oft treten Fehler in einem digitalisierten Prozess auf im Vergleich zu einem manuellen Prozess? Denken Sie auch vor allem an die Kundenzufriedenheit: Wird die Kundenerfahrung verbessert? Dies könnte durch Umfragen oder Kundenbewertungen gemessen werden und das bringt mich auch zum wichtigsten Punkt: richten Sie sich noch vor der Implementierung ihrer Digitalstrategie die notwendigen Mess-Tools ein, damit Sie ihren Erfolg tracken und überwachen können. Basierend auf der Interpretation ihrer Analysen können zwar Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, aber was wirklich funktioniert werden Sie erst nach Monaten herausgefunden haben! Für die identifizierten Digitalisierungsmöglichkeiten sollte jetzt außerdem eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Dabei sollten sowohl die Kosten für die Implementierung der neuen Technologien als auch die erwarteten Einsparungen und der erwartete Mehrwert berücksichtigt werden.
6. Transformations-Fahrplan
Zum Schluss sollte ein detaillierter Fahrplan erstellt werden, der die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne enthält. Basierend auf den gesammelten Informationen sollte eine Prioritätenliste erstellt werden, die eine klare Aussage darüber trifft, welche Prozesse zuerst angegangen werden sollten.
Durch die systematische Durchführung dieser Vorgehensweise können Sie ein klares Bild ihres aktuellen Digitalisierungsstandes erhalten und haben am Ende einen Fahrplan zur Verbesserung des Status Quo.
Ein Beispiel aus der Praxis
Um eine „digitale Transformation“ erfolgreich durchzuführen, brauchen Sie gar nicht von Anfang an Prozesse. Zumindest nicht in jedem Bereich. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das trotz zweistelliger Millionenumsätze keine klare Struktur in Vertrieb und Marketing hat. Einzelne Teams sind vorhanden, aber jeder hat eigene Methoden entwickelt, um seine Aufgaben zu erledigen – es gibt keine vorgegebenen Strukturen, weil man auf Eigenverantwortung und Eigeninitiative setzt. Dies hat den Vorteil, das alle hochmotiviert und voller Enthusiasmus sind und das Identifikationspotenzial entsprechend groß. Aber es führt halt auch zu einer Menge Chaos und die IT Abteilung kommt regelmäßig ins Schwitzen.
Wie „digitalisieren“ Sie eine solche Welt? Die Herausforderung war in meinem Fall klar: keinesfalls darf die Motivation der Beteiligten leiden, denn diese stellt die große Stärke des Unternehmens dar. Es musste also eine Lösung gefunden werden, bei der alle Beteiligten gerne mitgehen wollen, die aber dennoch in die strengen Regeln einer IT Struktur passt. Standardisierung, ohne jedoch irgendeinem Teammitglied einen Standard aufzubürden.
Gemacht haben wir es im Endeffekt durch die Vernetzung von bestehenden Datensilos und die Implementierung von Tools, die verschiedene Ansichten auf den gleichen Datenbestand ermöglichten. Wir vermieden es also absichtlich, den organischen „Wildwuchs“ an Tools und Apps einzudämmen, sofern das nicht unbedingt nötig war und sorgten stattdessen dafür, dass wir möglichst viele Tools anbinden und in einer Art und Weise vernetzen, die einen Datenaustausch möglich macht. Jeder ist somit weiterhin nah an seiner bevorzugten Arbeitsweise, aber der Zugriff auf die Daten wird zentralisiert und das Management erhält erstmalig in der Firmengeschichte zuverlässige Analytics und Sales Forecasts.
Die Komplexität lag bei diesem Unterfangen vor allem in der Definition der auszutauschenden Daten und der Festlegung, welches System das jeweils führende ist. Daneben musste natürlich alles noch DSGVO-konform umsetzbar sein und wer schonmal eine Datenschutzerklärung in Auftrag gegeben hat, weiß, dass man hier gerne mit möglichst wenigen Apps arbeitet, weil es die Sache sonst schnell unübersichtlich macht.
Obwohl ein solches Szenario technisch viel schwieriger beherrschbar ist, wollten wir partout nicht mit dem „Holzhammer auf die Firma draufhauen“ und allen Mitarbeitern das gleiche Tool geben. Wenn die Effizienz des Unternehmens aus der Motivation der Mitarbeiter gespeist wird und nicht durch stringente Prozesse, lässt sich durch mit dieser Methode eine Arbeitsumgebung schaffen, die den Mehraufwand in der Implementierung an anderer Stelle mehr als wett macht. Der Schlüssel zum Erfolg lag im Zuhören und im Finden der einen Handvoll Lösungen, die die optimale Nutzererfahrung bot und technisch gleichzeitig möglichst einfach anzubinden war.
Praktische Tipps: Wie Sie Stolpersteine vermeiden
1. Muss wirklich alles in die Cloud?
Ein weit verbreiteter Irrglaube in der Welt der digitalen Transformation ist die Annahme, dass sämtliche Unternehmensprozesse zwangsläufig in die Cloud verlagert werden sollten. Diese „Cloud-um-jeden-Preis“-Mentalität kann jedoch zu ernsthaften Problemen führen, insbesondere wenn es um den Schutz sensibler Daten geht. In Europa, wo die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt, ist es oft klüger, eine eigene IT-Infrastruktur vorzuhalten. Die Cloud mag zwar Skalierbarkeit und Zugänglichkeit bieten, aber sie ist nicht immer die beste Lösung für jedes Unternehmen oder jeden Prozess. Eine selektive Herangehensweise, bei der sorgfältig abgewogen wird, welche Prozesse und Daten in die Cloud verlagert werden sollten und welche besser intern verwaltet werden, ist oft der klügere Weg. So können Unternehmen die Vorteile der Cloud nutzen, ohne die Kontrolle über ihre wichtigsten und sensibelsten Daten zu verlieren.
2. Wollen Sie One-Size-Fits-All-Lösungen?
Die Annahme, dass eine einzige Softwarelösung alle Probleme lösen kann, ist ein Trugschluss. Jedes Unternehmen ist einzigartig, und die Bedürfnisse können stark variieren. Eine maßgeschneiderte Lösung, die speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, kann oft effektiver und effizienter sein – auch wenn diese Lösung kleinteilig und komplex ist, muss sie nicht falsch sein.
3. Nehmen Sie ihre Leute mit?
Die Einführung neuer digitaler Tools und Prozesse erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch die Fähigkeit der Mitarbeiter, sich an diese neuen Systeme anzupassen. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Schulungen und Weiterbildungen. Ihre Kollegen müssen nicht nur wissen, wie sie die neuen Tools verwenden, sondern auch verstehen, warum diese Änderungen vorgenommen wurden und im besten Fall sind sie von den neuen Tools begeistert weil sie sofort den Nutzen sehen.
4. Gibt es eine digitale Unternehmenskultur?
Digitale Transformation ist nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch der Kultur. Wenn die Unternehmenskultur nicht auf eine digitale Zukunft ausgerichtet ist, werden alle technologischen Investitionen vergeblich sein. Achten Sie darauf, eine Kultur der Offenheit, des Lernens und der Anpassungsfähigkeit zu fördern – denn ohne Kulturwandel haben Sie auch keinen Digitalwandel, sondern lediglich eine Ansammlung von Tools, die niemand nutzen mag und vermutlich auf dem Weg dorthin viel Geld verbrannt.
5. Wie steht es um die Datensicherheit?
In der Eile, digital zu transformieren, kann die Sicherheit der Daten leicht übersehen werden. Dies ist jedoch ein kritischer Aspekt, der von Anfang an berücksichtigt werden muss. Ein Datenleck oder ein Sicherheitsverstoß kann nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch das Vertrauen der Kunden und Mitarbeiter nachhaltig erschüttern. Investieren Sie in robuste Sicherheitsmaßnahmen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter geschult sind und die Bedeutung der Datensicherheit verstehen. Ich empfehle Ihnen, keine neuen Tools freizuschalten, ohne dass ihre Kollegen darüber informiert sind, was technisch passiert wenn sie beispielsweise sensible Daten in eine Cloud schieben.
Ein Plädoyer für mehr Humanismus: Damit Mensch und Maschine zusammenpassen.
Nachdem wir uns mit den praktischen Aspekten der digitalen Transformation beschäftigt haben, von der Cloud-Nutzung bis zur Unternehmenskultur, würde ich jetzt gern einen Schritt zurückzutreten um das große Ganze zu betrachten. Denn die digitale Transformation ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine menschliche. Wie können wir sicherstellen, dass die Technologie uns dient und nicht umgekehrt? Deshalb möchte ich ein Plädoyer für ein optimales Zusammenspiel zwischen Mensch und Maschine halten. Dabei dürfen Sie das Wort „Maschine“ übrigens auch durch „Computer“ oder durch „Künstliche Intelligenz“ ersetzen. Mein Standpunkt ist dass das, was wir heute digitale Transformation nennen, weit über die reine Automatisierung von Prozessen hinausgeht. Im Kern steht die Frage, wie wir Menschen und Maschinen so miteinander verbinden können, dass wir das Beste aus beiden Welten herausholen.
Lassen Sie uns gleich eines klarstellen: Menschen sollten sich nicht durch digitale Automatisierung aus der Verantwortung stehlen. „Computer says no“ ist nicht umsonst ein Zitat aus einer Comedy-Show und den Arbeitsvertrag hat ein Mensch unterschrieben, nicht sein KI-Assistent.
Maschinen sind hervorragend darin, Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und repetitive Aufgaben zu erledigen. Wenn man Ihnen erklärt, wie sie es machen sollen, können Maschinen sogar den Anschein von Kreativität erzeugen. Aber sie sind nicht in der Lage, die Nuancen menschlicher Emotionen, Ethik oder Kreativität zu verstehen. Es fehlt jede Beurteilungskompetenz und deshalb plädiere ich dafür, Maschinen als Assistenten zu sehen, die uns bei der Arbeit unterstützen, aber nicht die Entscheidungen für uns treffen.
Noch weiter gedacht geht es letztendlich um Humanismus in der digitalen Transformation. Wollen wir in einer Welt leben, in der Maschinen uns regieren oder wollen wir die Maschinen regieren?
Die Implementierung einer digitalen Strategie als kollektives Projekt, das die Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen und die Einbeziehung externer Experten erfordert, hat tiefgreifende humanistische Implikationen. Im Kern des Humanismus steht die Betonung der menschlichen Werte, der individuellen Würde und des Potenzials. Es geht darum, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, und genau das geschieht, wenn eine Organisation sich für einen inklusiven und partizipativen Ansatz zur digitalen Transformation entscheidet.
Die Durchführung von Einzelinterviews mit Mitarbeitern ist ein Beispiel für einen humanistischen Ansatz. Diese Gespräche sind nicht nur Mittel zur Datensammlung; sie sind auch eine Gelegenheit, die menschlichen Aspekte der Arbeit zu verstehen. Sie bieten den Mitarbeitern eine Plattform, auf der sie ihre Gedanken, Bedenken und Ideen teilen können. Dies fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Respekts, da die Mitarbeiter spüren, dass ihre Meinungen geschätzt und gehört werden.
Flowcharts und Prozessdiagramme mögen auf den ersten Blick rein technische Instrumente sein, aber sie haben auch eine humanistische Dimension. Sie dienen nicht nur als technische Leitfäden, sondern auch als Kommunikationsmittel. Sie ermöglichen es den Menschen, die komplexen Prozesse und Systeme, mit denen sie arbeiten, besser zu verstehen. Dies fördert wiederum ein besseres Verständnis und eine effektivere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, was letztlich zu einer humaneren Arbeitsumgebung führt.
In diesem Sinne ist die digitale Transformation nicht nur eine technologische Aufgabe, sondern auch eine humanistische Herausforderung. Sie bietet die Möglichkeit, Technologie so zu gestalten und einzusetzen, dass sie den menschlichen Bedürfnissen und Werten dient. Ein solcher Ansatz stellt sicher, dass die Technologie uns assistiert, anstatt uns zu dominieren, und fördert eine Arbeitskultur, die sowohl technologisch fortschrittlich als auch menschlich sinnvoll ist.
Lassen Sie uns also die Maschinen nutzen, um uns zu assistieren, nicht um uns zu ersetzen. Nur so können wir die digitale Transformation in einer Weise gestalten, die sowohl technologisch fortschrittlich als auch menschlich sinnvoll ist.
Ich persönlich fühle mich übrigens schon von der Maschine bevormundet, wenn ich eine Push-Nachricht auf dem Handy erhalte. Oder wenn meine Spülmaschine nach Beenden des Spülvorgangs laut piepst. Gleichzeitig bin ich ein großer Freund von KI-Assistenten und habe – entgegen vieler Menschen hierzulande – keine Angst davor, dass unsere Jobs durch künstliche Intelligenz bedroht sind. Mit diesem Schlussgedanken möchte ich Sie heute entlassen. Bleiben Sie Herrscher über Ihre Maschinen und lassen Sie nicht zu, dass die Technologie Sie bevormundet.
Buch- und Podcast-Empfehlungen
„The One Thing“ von Gary W. Keller und Jay Papasan: Hier zeigen die Autoren, wie Sie durch die Fokussierung auf nur eine Sache unglaubliche Ergebnisse erzielen können – ein Muss für jeden, der seine Produktivität steigern möchte und zwar ganz ohne KI: https://www.amazon.de/One-Thing-überraschend-einfache-außergewöhnlichen/dp/386881681X/
„The Cold Start Problem: How to Start and Scale Network Effects“ von Andrew Chen: Lassen Sie sich von einem der führenden Experten für Netzwerkeffekte zeigen, wie Sie Ihr Unternehmen von null auf hundert skalieren können – ein unverzichtbarer Leitfaden für Start-up-Gründer, aber auch für Produktmanager: https://www.amazon.de/Cold-Start-Problem-Network-Effects/dp/1847942792/
„Zero to One“ von Peter Thiel: Erfahren Sie von Silicon Valley-Legende Peter Thiel, wie Sie ein Unternehmen schaffen können, das von Anfang an einzigartig ist – eine Lektüre, die Ihr Denken über Unternehmertum revolutionieren sollte: https://www.amazon.de/Zero-One-Innovation-unsere-Gesellschaft/dp/3593501600
Die Folge zu Amazon AWS beim „Acquired“ Podcast: Tauchen Sie in die faszinierende Geschichte von Amazon AWS ein und erfahren Sie, wie es die Cloud-Computing-Welt für immer verändert hat – ein fast dreistündiges Hörerlebnis, das Vorurteile zerstört und Ihnen einen tiefen Einblick in die Mechanismen des digitalen Wandels bietet: https://www.acquired.fm/episodes/amazon-web-services